처음 피벗테이블을 만났을 때는 머리가 지끈거리는 느낌이 들 정도로 복잡해 보였습니다. 열도 많고 행도 많고, 숫자까지 가득 차 있으니 어디부터 봐야 할지 막막했기 때문입니다. 그런데 어느 날, 같은 데이터를 보고도 어떤 친구는 금방 “어떤 제품이 가장 많이 팔렸는지”, “어느 달에 매출이 떨어졌는지”를 정확하게 말하는 것을 보고 궁금해졌습니다. 알고 보니 그 친구는 피벗테이블과 필터 기능을 잘 활용하고 있었습니다. 그 후로 피벗테이블 필터를 하나씩 연습하면서, 복잡해 보이던 표가 점점 읽기 쉽고 필요한 정보만 쏙쏙 뽑아낼 수 있는 도구로 보이기 시작했습니다.
엑셀 피벗테이블의 필터 기능은 많은 데이터를 빠르게 요약하고, 보고 싶은 부분만 골라서 분석하는 데 꼭 필요합니다. 아래에서 피벗테이블 필터의 종류와 설정 방법, 그리고 실제로 활용할 때 도움이 되는 팁들을 차근차근 살펴보겠습니다.
피벗테이블 필터의 기본 구조 이해하기
피벗테이블에서 필터는 크게 네 가지로 나눌 수 있습니다.
- 보고서 필터
- 행 레이블 필터
- 열 레이블 필터
- 값 필터
이 네 가지는 역할이 서로 조금씩 다릅니다. 어떤 필터를 어디에 쓰는지 이해하면, 같은 데이터를 가지고도 완전히 다른 관점에서 분석할 수 있습니다.
보고서 필터로 전체 범위 한 번에 좁히기
보고서 필터는 피벗테이블 전체에 영향을 주는 필터입니다. 하나의 기준을 선택하면, 그 기준에 맞는 데이터만 피벗테이블 전체에 표시되도록 조절합니다. 여러 페이지 중 하나를 골라 넘겨보는 느낌과 비슷합니다.
설정 방법은 다음과 같습니다.
- 피벗테이블 필드 목록에서 필터로 쓸 필드를 선택해, 피벗테이블 레이아웃의 ‘보고서 필터’ 영역으로 끌어옵니다.
- 피벗테이블 상단에 해당 필드 이름과 함께 드롭다운 화살표가 나타납니다.
- 드롭다운 화살표를 눌러 원하는 항목을 선택합니다.
- ‘여러 항목 선택’을 체크하면 두 개 이상도 동시에 선택할 수 있습니다. ‘모두 선택’ 상태는 아무 필터도 적용되지 않은 상태와 같습니다.
예를 들어, ‘지역’ 필드를 보고서 필터로 설정하면 ‘서울’, ‘경기’, ‘부산’ 같은 지역을 하나씩 선택하면서 지역별 판매 데이터를 각각 비교해 볼 수 있습니다. 반대로 여러 지역을 한꺼번에 선택해 묶어서 보는 것도 가능합니다.
행 레이블 필터로 원하는 행만 남기기
행 레이블 필터는 피벗테이블의 행 영역에 있는 항목을 기준으로 데이터를 골라내는 기능입니다. 상품명, 부서명, 고객명처럼 왼쪽에 세로로 나열된 항목들을 필터링할 때 사용합니다.
설정 방법은 다음과 같습니다.
- 행 영역에 들어가 있는 필드 이름 옆의 드롭다운 화살표를 클릭합니다.
- ‘라벨 필터’, ‘날짜 필터’(날짜일 때), 또는 체크 목록에서 직접 선택하는 방식 중 하나를 사용할 수 있습니다.
라벨 필터에서는 다음과 같은 조건을 설정할 수 있습니다.
- 같음 / 같지 않음
- 시작 문자, 끝 문자
- 포함 / 포함하지 않음
- 상위 항목, 하위 항목 (개수, 합계, 백분율 기준)
- 사용자 지정 자동 필터 (여러 조건을 한 번에 조합)
날짜 필드인 경우에는 ‘다음 날짜 이후’, ‘이전 날짜’, ‘지난 주’, ‘이번 달’, ‘올해’, ‘작년’ 등 기간을 기준으로 필터링할 수 있습니다.
예를 들어 ‘제품명’ 필드를 행으로 넣고, 드롭다운에서 ‘라벨 필터’ → ‘포함’ → ‘TV’를 선택하면, 제품명에 ‘TV’가 들어간 항목만 남기고 나머지는 숨길 수 있습니다. 또 ‘상위 10개’처럼 상위 몇 개만 남기고 보고 싶을 때도 행 레이블 필터의 상위/하위 항목 기능을 이용하면 됩니다.
열 레이블 필터로 가로 방향 항목 정리하기
열 레이블 필터는 행 레이블 필터와 거의 같은 방식으로 작동하지만, 열 영역에 배치된 항목을 기준으로 필터링합니다. 보통 월, 분기, 카테고리 등을 가로 방향으로 놓고 관리할 때 많이 씁니다.
설정 방법은 다음과 같습니다.
- 열 영역에 있는 필드 이름 옆의 드롭다운 화살표를 클릭합니다.
- ‘라벨 필터’, ‘날짜 필터’, 또는 체크로 직접 선택하는 방법을 사용합니다.
예를 들어 ‘월’ 필드를 열로 놓고, 열 필터에서 ‘날짜 필터’ → ‘해당 기간’ → ‘1월’을 선택하면, 1월에 해당하는 열만 남게 됩니다. 나머지 달은 숨겨지고, 1월 기준으로 행별 데이터를 비교하기에 좋습니다.
값 필터로 숫자를 기준으로 걸러내기
값 필터는 합계나 평균처럼 숫자로 계산된 결과를 기준으로 필터링할 때 사용합니다. 이 기능을 활용하면 “판매량이 일정 수치 이상인 항목만 보고 싶다”, “매출 상위 5개 상품만 보자” 같은 조건을 쉽게 적용할 수 있습니다.
설정 방법은 다음과 같습니다.
- 행 또는 열 영역에 있는 필드 이름 옆의 드롭다운 화살표를 클릭합니다.
- ‘값 필터’를 선택합니다.
- 필터 조건(같음, 보다 큼, 상위 항목 등)을 고르고, 기준 값을 입력합니다.
값 필터에서 자주 사용하는 조건은 다음과 같습니다.
- 같음 / 같지 않음
- 보다 큼, 보다 작음, 크거나 같음, 작거나 같음
- 상위 항목 / 하위 항목 (개수, 합계, 평균, 백분율 기준)
- 평균 이상 / 평균 이하
- 합계 상위 N%, 합계 하위 N%
예를 들어 ‘판매량’ 필드를 값으로 두고, 행 필드의 드롭다운에서 ‘값 필터’ → ‘보다 큼’ → 100 을 입력하면, 판매량이 100개를 넘는 항목만 피벗테이블에 남게 됩니다. 매출 기준 상위 10개 제품만 보고 싶다면, ‘상위 10개 항목’ 조건을 설정하면 됩니다.
여러 필터를 함께 사용해 세밀하게 분석하기
피벗테이블의 강점 중 하나는 한 가지 필터만 사용하는 것이 아니라, 여러 종류의 필터를 동시에 조합할 수 있다는 점입니다.
예를 들어 다음과 같이 할 수 있습니다.
- 보고서 필터: ‘지역’에서 ‘서울’ 선택
- 행 레이블 필터: ‘제품 카테고리’에서 ‘가전’만 표시
- 값 필터: ‘판매 금액’이 1,000,000원 이상인 항목만 남기기
이렇게 하면 “서울 지역에서 판매된 가전 제품 중, 판매 금액이 100만 원 이상인 항목”만 한 번에 볼 수 있습니다. 또 라벨 필터의 ‘사용자 지정 자동 필터’를 이용하면, OR 조건과 AND 조건을 섞어서 “A 제품 또는 B 제품이면서, 판매량이 50개 이상” 같은 복합 조건도 만들 수 있습니다.
슬라이서로 시각적인 필터 만들기
슬라이서는 피벗테이블을 위해 준비된 버튼 형태의 필터 도구입니다. 클릭만으로 필터를 바꿀 수 있어서 직관적으로 사용하기 쉽습니다.
슬라이서의 특징은 다음과 같습니다.
- 버튼을 클릭하는 방식이라, 드롭다운 메뉴를 열었다 닫는 것보다 빠르고 편합니다.
- 하나의 슬라이서를 여러 피벗테이블과 연결해, 여러 표를 동시에 같은 기준으로 필터링할 수 있습니다.
슬라이서를 추가하는 방법은 다음과 같습니다.
- 피벗테이블을 선택합니다.
- 상단 메뉴에서 ‘피벗테이블 분석’ 탭을 클릭합니다.
- ‘슬라이서 삽입’을 누른 뒤, 필터로 사용할 필드를 선택하고 ‘확인’을 누릅니다.
예를 들어 ‘지역’ 슬라이서를 만들면, ‘서울’, ‘부산’ 같은 버튼을 클릭할 때마다 피벗테이블의 데이터가 즉시 바뀌어 보여서 변화를 눈으로 확인하기가 매우 편합니다.
타임라인으로 날짜 데이터 쉽게 조절하기
타임라인은 날짜 필드를 위한 특별한 슬라이서입니다. Excel 2013 이상 버전에서 사용할 수 있으며, 연도·분기·월·일 단위로 기간을 선택할 수 있게 도와줍니다.
타임라인을 추가하는 방법은 다음과 같습니다.
- 피벗테이블을 선택합니다.
- ‘피벗테이블 분석’ 탭에서 ‘타임라인 삽입’을 클릭합니다.
- 날짜 필드를 선택하고 ‘확인’을 누릅니다.
타임라인 막대를 드래그해서 범위를 조정하면, 특정 월이나 분기만 빠르게 확인할 수 있습니다. 예를 들어 2024년 1월부터 3월까지만 보고 싶다면, 타임라인에서 그 기간만 선택하면 됩니다.
필터를 해제하고 초기 상태로 되돌리기
필터를 많이 쓰다 보면 “지금 어떤 필터가 걸려 있는지” 헷갈릴 때가 있습니다. 그럴 때는 필터를 해제해서 다시 전체 데이터를 보는 것이 좋습니다.
필터를 해제하는 방법은 두 가지입니다.
- 개별 필터 해제: 각 필드의 드롭다운 화살표를 누르고 ‘필터 지우기’를 선택합니다.
- 모든 필터 한 번에 해제: 피벗테이블을 선택한 후 ‘피벗테이블 분석’ 탭에서 ‘필터 지우기’를 클릭하면 전체 필터가 초기화됩니다.
필터된 데이터를 복사할 때 주의할 점
필터가 적용된 상태에서 데이터를 복사할 때는 두 가지를 꼭 기억해야 합니다.
- 보이는 데이터만 복사: 일반적으로 필터가 적용된 피벗테이블 일부를 복사하면, 화면에 표시되는 데이터만 복사되고 숨겨진 항목은 복사되지 않습니다.
- 숨겨진 데이터까지 포함해 복사: 전체 항목을 모두 가져오고 싶다면 피벗테이블 전체를 선택(Ctrl+A)하여 복사한 뒤, 다른 시트에 값 붙여넣기를 하는 방식이 더 안전합니다.
피벗테이블을 다른 형태로 정리하고 싶다면, 복사 후 ‘값만 붙여넣기’를 사용하여 일반 표로 바꾼 뒤 서식을 새로 지정하는 방법도 많이 사용됩니다.
필터 결과를 바탕으로 새 피벗테이블 만들기
이미 필터가 적용된 피벗테이블을 기반으로, 그 상태를 유지한 채 새로운 피벗테이블을 만들고 싶을 때가 있습니다. 이때는 원본 데이터를 다시 선택할 필요 없이, 기존 피벗테이블에서 바로 시작할 수 있습니다.
기본적인 흐름은 다음과 같습니다.
- 필터가 적용된 피벗테이블을 선택합니다.
- ‘피벗테이블 분석’ 탭에서 ‘피벗테이블’ 또는 ‘데이터 원본 변경’ 메뉴를 이용해 새 피벗테이블을 만듭니다.
- 새 워크시트나 기존 워크시트를 선택해 배치합니다.
이렇게 하면, 이미 조건으로 한 번 걸러진 결과를 다시 다른 방식으로 요약해서 볼 수 있기 때문에, 단계별 분석을 할 때 유리합니다.
값 표시 형식·조건부 서식과 함께 쓰기
값 필터로 상위 항목만 남긴 다음, 조건부 서식을 적용해 눈에 잘 띄게 표시하면 분석이 훨씬 편해집니다. 예를 들어 상위 10개 제품만 필터로 남기고, 그중에서도 판매 금액이 특정 기준을 넘으면 굵은 글씨나 색깔로 강조하도록 설정할 수 있습니다.
값 표시 형식을 이용해 숫자를 천 단위 구분 기호, 통화 형식, 퍼센트 형식 등으로 바꾸면, 필터링된 결과를 보고 바로 의미를 파악하기 쉬워집니다.
필터를 잘 쓰기 위한 필드 배치 순서 생각해보기
필터를 사용하는 데에서 필드의 위치도 중요한 역할을 합니다.
- 보고서 필터: 전체 데이터를 크게 나누는 기준(지역, 연도 등)에 사용합니다.
- 행·열 레이블 필터: 구체적인 항목(제품명, 부서명, 월 등)을 나누고 비교할 때 사용합니다.
- 값 필터: 최종 합계나 평균 같은 숫자 결과를 기준으로 걸러낼 때 사용합니다.
먼저 보고서 필터로 큰 범위를 정하고, 그 안에서 행·열 레이블 필터로 항목을 골라낸 다음, 마지막으로 값 필터로 중요한 것만 남긴다는 흐름으로 생각하면 구조가 훨씬 명확해집니다.
추가로 참고하면 좋은 자료
엑셀 공식 설명서나 도움말도 큰 도움이 됩니다. 마이크로소프트에서 제공하는 안내 페이지를 참고하면 실제 화면과 함께 설명을 볼 수 있습니다. 예를 들어 다음 페이지에서는 피벗테이블의 기본 사용법과 필터 관련 기능을 자세히 다루고 있습니다.
피벗테이블 필터를 여러 번 직접 만져 보고, 다양한 조건을 바꿔 보면서 “어떤 필터를 쓰면 어떤 모양으로 데이터가 보이는지”를 몸으로 익히는 것이 가장 빠른 연습 방법입니다. 처음에는 조금 복잡해 보일 수 있지만, 익숙해지면 여러 장짜리 표도 몇 번의 클릭만으로 깔끔하게 정리할 수 있게 됩니다.