해외 거래처에서 영문 사업자등록증명원을 보내 달라는 요청을 처음 받았을 때, 막상 어디서부터 어떻게 발급해야 할지 막막하게 느껴지는 경우가 많습니다. 세무서에 직접 가야 하나, 홈택스로 되는 건지 헷갈리다가 시간을 허비하는 일도 자주 생깁니다. 아래 내용은 실제로 홈택스와 세무서를 모두 이용해 보며 정리한 방법으로, 처음 준비하는 분들도 최대한 부담 없이 따라 할 수 있도록 필요한 부분만 간단하게 정리했습니다.
영문 사업자등록증명원이란 무엇인가
영문 사업자등록증명원은 말 그대로 사업자등록 사실을 영어로 확인해 주는 증명서입니다. 해외 업체와 계약을 진행하거나, 해외 플랫폼 입점, 해외 결제 시스템 가입, 해외 은행 또는 기관에 사업자 정보를 제출할 때 종종 요구됩니다. 기본적으로 국문 사업자등록증명원과 내용은 비슷하지만, 상호, 대표자 성명, 사업장 주소 등이 영어로 표기된다는 점이 다릅니다.
중요한 점은, 이 서류만으로 모든 해외 기관에서 바로 인정해 주는 것은 아니라는 것입니다. 일부 기관에서는 영문 사업자등록증명원 외에 추가로 아포스티유나 영사확인을 요구하기도 하므로, 제출처가 무엇을 요구하는지 먼저 확인하는 것이 좋습니다.
홈택스를 통한 온라인 발급 방법
가장 편리한 방법은 국세청 홈택스를 이용해 직접 발급받는 것입니다. 한 번 익혀 두면 다음부터는 몇 분 안에 발급을 끝낼 수 있습니다.
온라인 발급 전 준비할 것
홈택스로 영문 사업자등록증명원을 발급하기 위해서는 다음과 같은 준비가 필요합니다.
- 공동인증서, 간편인증 등 홈택스 로그인이 가능한 인증 수단
- PDF 파일 저장 또는 인쇄가 가능한 환경
요즘은 종이로 꼭 출력하지 않고, PDF로 저장해 이메일에 첨부하는 방식으로 제출하는 경우도 많아 인쇄기가 없어도 활용이 가능합니다.
홈택스에서 영문 사업자등록증명원 발급 절차
홈택스 화면 구성이 조금 복잡하게 느껴질 수 있지만, 순서를 알고 들어가면 어렵지 않습니다.
- 국세청 홈택스 사이트에 접속합니다.
- 공동인증서, 간편인증 등으로 로그인합니다.
- 상단 메뉴에서 민원증명 메뉴를 선택합니다.
- 민원증명 목록 중에서 ‘사업자등록증명’을 선택합니다.
- 신청 화면에서 증명서 종류를 ‘영문’으로 선택합니다.
- 사업자등록번호, 상호, 대표자 등 기본 정보가 맞는지 확인합니다.
- 발급 목적에서 ‘해외 제출’ 등 해당되는 용도를 선택합니다.
- 수령 방법을 ‘온라인발급(본인 출력)’으로 선택합니다.
- 내용을 다시 한 번 확인한 뒤 신청을 완료합니다.
- 민원증명 발급/열람 메뉴에서 발급번호를 눌러 영문 사업자등록증명원을 출력하거나 PDF로 저장합니다.
온라인 발급의 장점
홈택스를 통한 발급은 다음과 같은 장점이 있습니다.
- 24시간 언제든지 신청 및 발급 가능
- 별도 발급 수수료가 없어 비용 부담이 없음
- 즉시 발급되므로 급하게 필요할 때 유용함
- 세무서를 방문할 필요가 없어 시간을 절약할 수 있음
실제 업무를 하다 보면, 밤 늦게 해외에서 서류 요청 메일이 오는 경우가 적지 않습니다. 이럴 때 홈택스로 바로 발급해서 보내면 다음 날 업무가 끊기지 않고 자연스럽게 이어질 수 있어 상당히 편리합니다.
세무서 방문 발급 방법
온라인 발급이 익숙하지 않거나, 인증서 문제로 로그인이 잘 되지 않을 때는 가까운 세무서를 방문해 직접 발급받는 방법도 있습니다. 업무 시간에 맞춰야 하고 이동 시간이 들긴 하지만, 담당 직원에게 직접 확인받을 수 있다는 장점이 있습니다.
세무서 방문 전 준비물
세무서를 방문하여 영문 사업자등록증명원을 발급받으려면 다음과 같은 서류를 준비하는 것이 좋습니다.
- 신청인 본인의 신분증(주민등록증, 운전면허증 등)
- 대리인이 방문하는 경우: 위임장, 대리인 신분증, 사업자등록증 사본
세무서에서의 발급 절차
세무서에서 진행되는 절차는 다음과 같습니다.
- 사업장 소재지와 상관없이 가까운 세무서 민원봉사실을 방문합니다.
- 민원봉사실에 비치된 ‘사업자등록증명 신청서(영문)’을 작성합니다.
- 작성한 신청서와 신분증 등을 창구에 제출합니다.
- 발급 수수료를 납부합니다. 일반적으로 1통당 약 1,000원 정도입니다.
- 창구에서 영문 사업자등록증명원을 바로 발급받습니다.
세무서 방문 발급의 특징
세무서 방문 발급은 다음과 같은 상황에서 고려할 수 있습니다.
- 온라인 인증서가 없거나 로그인이 반복해서 실패할 때
- 서류를 여러 장 발급하면서 직원에게 직접 문의하고 싶을 때
- 홈택스에서 오류가 계속 발생해 진행이 어려울 때
다만 세무서 업무 시간에 맞춰 방문해야 하고, 민원인이 많은 시간대에는 대기 시간이 길어질 수 있다는 점을 감안해야 합니다. 특히 점심시간 전후나 월말, 신고 기간에는 사람이 몰리는 편이라, 여유를 두고 방문하는 것이 좋습니다.
발급 시 꼭 확인해야 할 사항
영문 사업자등록증명원을 발급받았다고 해서 바로 제출하는 것보다는, 몇 가지를 간단히 점검하는 것이 안전합니다.
- 상호, 대표자 이름, 사업장 주소가 실제 사용하는 영문 표기와 일치하는지
- 사업자등록번호, 업종 등 기본 정보에 오탈자가 없는지
- 제출 기관에서 요구하는 발급일 기준 유효 기간이 있는지
특히 주소의 영문 표기 방식이 계약서나 다른 서류와 다르면, 해외 기관에서 혼란스러워하는 경우가 있습니다. 평소 사용하는 영문 주소 표기를 정해 두고, 필요한 경우 세무서 직원에게 이를 참고해 달라고 요청하는 것도 방법입니다.
아포스티유와 영사확인이 필요한 경우
일부 국가나 기관에서는 영문 사업자등록증명원만으로는 부족하다고 판단해, 추가 인증을 요구하기도 합니다. 이때 등장하는 것이 아포스티유와 영사확인입니다.
아포스티유는 특정 국가 간에 공문서를 서로 인정하기 위해 마련된 제도로, 해당 국가가 아포스티유 협약 가입국인지에 따라 필요 여부가 달라질 수 있습니다. 협약 비가입국이거나, 기관에서 별도의 확인을 요구하는 경우에는 대사관 또는 영사관에서 영사확인을 받아야 할 수도 있습니다.
이 부분은 나라마다, 기관마다 요구사항이 조금씩 다르기 때문에, 영문 사업자등록증명원을 보내기 전에 제출처에 꼭 문의해 두는 것이 안전합니다. 같은 서류를 두 번, 세 번 다시 준비하는 번거로움을 줄일 수 있습니다.
문제가 생겼을 때 도움받을 수 있는 곳
홈택스에서 오류가 발생하거나, 영문 표기 관련해서 이해가 잘 되지 않는 부분이 생기면 혼자 오래 고민하기보다는 약간의 도움을 받는 편이 훨씬 빠릅니다.
- 관할 세무서 민원봉사실에 전화 문의 후 필요 시 방문
- 국세상담센터(126)로 전화해 홈택스 사용 방법이나 증명서 발급 관련 상담
실제로 상담센터에 문의해 보면, 생각보다 친절하게 단계별 안내를 해 주는 경우가 많습니다. 특히 처음 영문 증명서를 발급받는 경우라면, 한 번쯤은 전화로 발급 절차와 제출 시 유의사항을 확인해 두면 이후에 같은 서류를 다시 준비할 때 훨씬 수월해집니다.